skip to Main Content
9 Důvodů, Proč Jsme V Týmu Efektivní

9 důvodů, proč jsme v týmu efektivní

Sdílejte:

Zamyslel ses někdy nad tím, co všechno tě vyrušuje a brzdí v rozdělané práci? Ve Freelu víme, jak moc je efektivita při práci důležitá. Jsme malý tým a u nás je obzvlášť důležité dělat vždy to, co má největší efekt a pokud možno to nepodstatné eliminovat. I my se občas potýkáme s démony, kteří nás od práce odvádí. Máme pro tebe pár praktických fíglů, jak proti nim bojovat.

Začni u sebe

Už se ti určitě někdy stalo, že sis v práci nevěděl rady. A přitom v dnešní době Googlu už je prakticky nemožné si s něčím neporadit. Rodiče a učitelé nám od malička říkali: „Když něco nevíš, zeptej se“. Takže co tě přirozeně napadne jako první, když na něco v práci nemůžeš přijít? Zeptáš se kolegy. Zdá se, že to je ta nejrychlejší možnost, jak se dostat k informaci. Ne vždy to tak ale je. Kolega je zabraný do své práce a ty jsi ho z ní právě vytrhl.

Jedním problémem jsi tak na několik minut vyřadil z práce nejen kolegu, ale i sebe. Přitom stačilo jen zadat dotaz do Googlu nebo prohledat interní nápovědu.

Zkus příště začít sám u sebe a kolegu zapoj až ve chvíli, kdy vyčerpáš všechny možnosti. Ušetříš čas a energii vám oběma.

Nastav si termíny a dodrž je

Sešlo se ti tolik úkolů, až se ti z toho zatočila hlava? To dobře známe. Hlavní je zůstat v klidu a začít s určením priorit. Až budeš vědět, co je důležitější a co méně, tak pokračuj s přiřazením termínů u těch důležitých úkolů. Díky tomu budeš vědět, co má kdy být hotové, a budeš tak víc v klidu.

Nedaří se ti termíny dodržet? Nevadí, přeplánuj si je a snaž se z toho do příště poučit.

Freelo TIP: „Vzhledem k tomu, jak moc sbíráme zpětné vazby a kolik máme nápadů, tak se náš backlog pyšní opravdu hezkou řádkou úkolů. Máme zkušenosti s tím, že úkoly s termíny mají větší šanci, že se neztratí v přívalu těch nových.
Honza Kulda – spoluzakladatel Freela

Nastavte si u úkolů datum a dodržte ho. Ke každému úkolu se snažte přiřadit termín

Udělej si pořádek v e-mailových notifikacích

Vyskakující notifikace e-mailu zbytečně odvádí tvoji pozornost a snižují produktivitu. Jedno takové upozornění tě může vytrhnout z hlubokého soustředění klidně na půl hodiny. A když jich přijde denně třeba pět, máme z toho hned dvě a půl hodiny ztraceného času. Doporučujeme tedy vypnout všechny možné notifikace (e-mail, mobil, aplikace atp.).

Freelo TIP:Na svém iPhonu oceňuji funkci nerušit. V kombinaci s možností tuto volbu automaticky zrušit, když opustím konkrétní lokalitu (v mém případě kancelář) je to velmi užitečná pomůcka.“
Karel Borkovec – spoluzakladatel Freela

Režim nerušit na iPhonu.Ukázka možností režimu nerušit (ikona měsíčku)

Neodpovídej na každý e-mail ihned

Uvědom si, že e-mail není messenger. Kdyby někdo opravdu pospíchal na tvou reakci, tak ti nejspíš rovnou zavolá. Zapomeň na okamžité odpovídání na e-mail – to jen znamená, že jsi otrokem e-mailového klienta a funguješ přesně tak, jak on píská.

Místo toho si urči v pracovním dni pevně stanovený interval, kdy se budeš e-maily zabývat. Může to být dvakrát nebo i vícekrát denně třeba na půl hodiny. Buď pánem svého času a odbavuj e-maily efektivněji a s menším úsilím.

Freelo TIP: „Mám vyčleněnou ráno hodinu od 8 do 9, kdy si projdu všechny e-maily, které přišly, a na ty jednodušší se snažím odpovědět hned. Ty složitější si přečtu a nechám je uzrát, případně deleguji na kolegy. Pak mám další dva hodinové bloky (v proměnlivý čas), kdy se takovým e-mailům věnuji. Díky tomu neskáču od jednoho k druhému a jdu si v danou chvíli proaktivně pro sadu podobných úkolů.“
Karel Dytrych – spoluzakladatel Freela

Neměj telefon na očích

Podle analýzy společnosti truconneXion z roku 2017 zkontrolujeme telefon v průměru 52krát za den. To je každých 18 minut. Na vzorku 2 000 zaměstnanců společnost také zjistila, že na mobilu stráví denně jen v pracovní době téměř 2 hodiny. A to hlavně na Facebooku a WhatsAppu.

Pro nerušenou práci si proto vypni zvuk a telefon dej z dosahu očí. Rozsvícený displej tak nebude odvádět tvoji pozornost.

Statistiky produktivity.Ukázka týdenní statistiky času stráveného na mobilu

Zredukuj otevřené karty prohlížeče

Tohle všichni moc dobře známe. V prohlížeči máme tolik karet, že často nejsou ani vidět jejich názvy – e-mail, různé aplikace, zprávy, články, sociální sítě a pak karty s tím, co nás různě na internetu v ten den zaujalo. Pokud používáš prohlížeč pro svou práci, snaž se počet karet minimalizovat. Příliš mnoho karet vede k nepřehlednosti a k častému řešení úplně jiných věcí, než sis naplánoval.

Freelo TIP: „Stává se mi, že řeším nějaký problém a mám kvůli němu otevřených opravdu hodně tabů. Když pak musím switchnout na jiný problém, tak mi pomáhá rozšíření do Chrome OneTab. Na jedno kliknutí sloučí všechny otevřené taby a tenhle seznam stránek si pak pojmenuju podle problému, který jsem řešil. Kdykoliv se tak můžu vrátit k celému kontextu bez nutnosti znovu hledat související informace.“
Honza Kulda – spoluzakladatel Freela

Nemultitaskuj

Vyber si jeden úkol, který má největší prioritu, a na tom pracuj. Pokud je úkol složitější, snaž se ho rozdělit na více menších. Když budeš odbíhat od jedné věci k druhé, nikdy nedoděláš žádnou z nich pořádně. Unavuješ zbytečně mozek a celkově zpomaluješ své myšlení.

Multitasking není škodlivý ve chvíli, kdy děláš rutinní věc. Při ní toho nemůžeš moc pokazit a jedeš na tzv. autopilota.

Dej ostatním vědět, na čem pracuješ

Řekni svému týmu, čemu se ten den budeš věnovat a co tě čeká v následujících dnech. Ve Freelu tohle řešíme přes chat na Slacku. Máme pak všichni přehled o tom, co kdo dělá, i když nejsme fyzicky v jedné kanceláři. Díky tomu se vzájemně méně vyrušujeme a dokážeme lépe odhadnout a naplánovat frontu úkolů.

Nastav si procesy a automatizuj

Pokud pracuješ na úkolech či projektech, kde se činnosti často opakují, udělej z nich šablony. Nejedná se o žádnou velkou alchymii. Představ si jednoduchý recept, podle kterého se vaří oběd. Když ho dodržíš, dobře si pochutnáš. I takhle obyčejná věc, jako recept, je vlastně proces. Díky šablonám už nebudeš muset vytvářet projekt nebo jeho dílčí části znovu od A do Z.

Ukázka šablony úkolu.Příklad interního procesu v podobě úkolu s podúkoly pro psaní nového blogpostu

Správně nastavený proces má několik výhod:

  • více se soustředíš na práci samotnou,
  • zajistíš kvalitní výstup, protože na žádný bod nezapomeneš,
  • práci můžeš snadno delegovat,
  • ušetříš čas a energii, protože nebudeš přemýšlet nad tím, jaký je další krok.

Co si z toho odnést?

V dnešní uspěchané době není jednoduché najít klid na soustředěnou práci. Pokud si svůj čas (osobní i pracovní) nebudeš bedlivě chránit, daruješ ho někomu jinému.

Petra Slezáková.

Petra Slezáková
Support & Marketing ve Freelo.cz

Od roku 2017 pracuje externě pro Českou televizi jako specialista sociálních sítí, kde našla zálibu v natáčení videí a postprodukci. Do toho se začala věnovat klientské péči a marketingu ve Freelo.cz.


Sdílejte:

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Back To Top

Na těchto stránkách užíváme cookies. Proti jejich sběru na základě oprávněného zájmu se můžete odvolat na info@vceliste.cz, nebo budeme rádi, když nám jejich užívání odsouhlasíte. Více informací

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close