Telefony drnčí, e-mailová schránka se plní, čísla notifikací šplhají do závratných výšek. Do toho ruch open spacu. Tohle je realita pracovního dne mnoha markeťáků. A věřte, že jejich protějšky v agenturách jsou na tom zrovna tak. Není proto divu, že e-mail „zapadne“ třem reminderům navzdory. Nebo že čekáte na odpověď tak dlouho, až se dozvíte, že se celou dobu čekalo na vás. Naštěstí to jde i lépe. S pomocí některého z nástrojů na týmovou komunikaci a projektové řízení.

Článek vznikl ve spolupráci s českým nástrojem Freelo, proto si tu efektivní komunikaci ukážeme přímo na něm.

Synchronní versus asynchronní komunikace

Synchronní neboli okamžitá komunikace probíhá v reálném čase. Po telefonu nebo tváří v tvář. V online světě v chatu a různých aplikacích k tomu určených (Slack, Teams, Skype a další). 

Výhoda chatovacích aplikací – rychlá okamžitá reakce – je zároveň jejich prokletím. Jak člověka nutí ihned reagovat, vytrhávají ho ze soustředění. Přitom po vyrušení trvá průměrně 23 minut, než se začnete znovu soustředit. 

Pokud druhá strana neodpovídá hned, svádí to k tomu, zkusit další komunikační kanál. Tím často odstartujete bludný kruh e-mail, telefon, Slack, který završíte osobní návštěvou. Ten čas, kdy jste se mohli efektivně domluvit, tak trávíte tím, že se marně naháníte po všech komunikačních platformách. 

Další nevýhodou synchronní komunikace je, že v ní jen obtížně dohledáte informace, termíny a odpovědnosti. Což vede k tomu, že u méně důsledných čtenářů se kus informace ztratí. U těch pozornějších sice zůstane, ale nepřiměřeně je zatěžuje. Uvědomte si, že z dlouhého nepřehledného e-mailu si adresát musí udělat výpisky, aby se zorientoval. Když je navíc několik lidí v kopii, ztrácí tím čas každý jeden z nich.

Asynchronní komunikace je taková komunikace, na kterou nedostanete odpověď hned, tedy neprobíhá v reálném čase. Slouží k ní například e-mail, diskusní fóra nebo projektový nástroj (např. Asana, Basecamp, Freelo nebo Caflou). 

Komunikace v nástroji určeném přímo pro projektové řízení a týmy přináší oproti ostatním kanálům další výhody: 

• Informace jsou na jednom místě, logicky strukturované do projektů, to-do listů, úkolů a podúkolů, kde také zůstanou. Takže se k nim můžete kdykoliv vrátit. 

Veškerou asynchronní komunikaci řešíte na jedné platformě, počet e-mailů a zpráv zredukujete na minimum.

• K úkolům lze navíc přidat řešitele a termíny, takže je vždy jasné, kdo má co a do kdy udělat. Snadno poznáte, co se u koho zaseklo.

• Notifikace si lze nastavit třeba jen ke konkrétním projektům a úkolům, které zrovna řešíte. Takže vy sami rozhodujete, kdy a čím se necháte „vyrušit“. 
• Informace z Freela můžete pomocí URL odkazu sdílet lidem, kteří nástroj nepoužívají. Ti pak posílají úkoly do Freela e-mailem. 
• Další výhodou nástroje pro týmovou komunikaci je snadnější zastupitelnost a kontinuita při práci na úkolech. Nalijme si čistého vína, markeťáci mají fluktuaci vyšší než jiná odvětví. Marketingoví manažeři na pozici v průměru nevydrží déle než 5 let. Není vždy reálné dokončit všechny úkoly a plně je předat. Proto je výhodnější projekty včetně souborů a komunikace uchovávat na jednom místě, kde je nástupce snadno dohledá. Navíc ve Freelu původního kolegu nahradíte u všech úkolů na jedno kliknutí. Takže jeho nástupce naváže přesně tam, kde předchůdce skončil. 

Z nevýhod asynchronní komunikace bych vypíchla jednu. Když se taková komunikace odbyde, může se dost protáhnout kvůli nutnosti doplňujících otázek a následně kvůli prodlevám mezi odpověďmi. To pak svádí k nadužívání synchronní komunikace. Jak správně psaný text formulovat, se dozvíte níže. 

Tip, jak pracovat s notifikacemi

Koncept notifikací je super. Starají se, abyste se o všem dozvěděli. Jenže je jich moc. Po chvíli se začnou hromadit, nestíháte je zpracovávat a zase vám něco zapadne. Vyrušují od hluboké práce. A zneužívají váš dopamin. Proto s nimi zacházejte chytře.

Notifikace v projektovém nástroji mají výhody oproti ostatním komunikačním kanálům. Především proto, že se soustřeďují na jednom místě. 

• Hned víte, kterého úkolu se týkají, takže snáz prioritizujete.
• Rychleji je nastavíte podle svých potřeb: přizpůsobíte pracovní době nebo vypnete u projektů, na kterých zrovna nepracujete.

Celkově nezapomínejte na funkci telefonu Nerušit, která je skvělá třeba na důležité schůzky apod. Avšak na běžný pracovní blok ji asi zapínat nebudete, abyste byli k dispozici kolegům pro urgentní případy. 

Dejte přednost asynchronní komunikaci – i v situacích, které by vás nenapadly

Oba způsoby komunikace mají své opodstatnění. Lidé mají tendenci přednostně volit synchronní komunikaci, i když to není efektivní řešení. Vždy se důkladně zamyslete, jestli opravdu musíte komunikovat napřímo. 

1. Když chcete něco ukázat na monitoru a předat emoce

Typicky když dává klient feedback agentuře třeba na návrh vizuálu, střih videa apod., chce to ukázat přímo na monitoru. Navíc přidat i emoce, protože v psaném textu může zpětná vazba vyznít příliš tvrdě. Já jsem například dělala printscreeny s barevnými šipkami do e-mailu nebo svolávala cally na Skypu. Ani jedna varianta nebyla ideální. První pro mě byla velmi časově náročná, než jsem to všechno do e-mailu sepsala tak, abychom se pochopili.

2. Když meeting mohl být e-mail a e-mail mohl být úkol

Znáte tu frustraci ze zbytečného meetingu. Je podobná jako z dlouhého nepřehledného e-mailu, viďte? Když nechápete, na co člověk reaguje, nemůžete dohledat informace, o kterých mluví, nebo odpoví jen na půlku vašich otázek. Tohle řeší strukturovaná komunikace. Částečně ji lze uplatnit i v e-mailech, ale v projektovém nástroji jdete o krok dál, protože každé téma má svůj úkol a nikdy je nemícháte dohromady. A jednoduše na ně navzájem odkážete. 

❌ Jak psaná komunikace nemá vypadat:

Dobrý den, Žaneto, upravte prosím pozadí na nějakou hezčí barvu, tahle se mi nelíbí. Chcete si ohledně toho zavolat? A jak je na tom tisk těch letáčků? Už to je hotové? Kdy nám to doručí? Nebo je potřeba ještě něco řešit? Stíhá váš kolega z DTP ten termín, jak jsme se domlouvali? Jo a příští týden budu na dovolené. 

✅ Jak psaná komunikace má vypadat: 

Dobrý den, Žaneto, mám na Vás několik proseb a otázek:

1. ! Důležité: Potřebovala bych, aby pozadí bylo v brandových barvách uvedených v Brandbooku. Navrhuji #30D5C8. Případně probereme na Google Meet (viz bod 2).
2. Možné termíny na Google Meet jsou za mě dnes od 16 do 18 hodin nebo zítra ráno v 8:00.
3. Prosím, dejte mi update ohledně tisku letáčků ke kampani XY. Kdy budou doručené k nám do centrály? Je ode mě ještě něco potřeba? 
4. Zvládne kolega z DTP deadline 31. 5. u polepů pro kampaň XY?
5. Od 22. 5. do 27. 5. budu na dovolené. Budete chtít do té doby něco probrat? V urgentních věcech mě zastoupí gabriela.hermanova@tulhouse.cz

Kdy naopak volit synchronní komunikaci 

Jsou situace, kdy má synchronní komunikace přednost. U komunikace agentur s klienty jsou dokonce momenty, kdy je nejlepší osobní setkání.  

1. Když řešíte urgenci

V ideálním světě dostanete zadání s předstihem a v klidu se doptáte na to, co není jasné. Jenže realita je jiná. Když něco fakt nutně potřebujte, tak volejte. 

2. Když vytváříte synergii: brief

Když potřebujete, aby tým brainstormoval, je lepší všechny pozvat do jedné místnosti. Účastníci se budou lépe soustředit na zadané téma. A následně se jim bude lépe diskutovat s živou interakcí. Není to ale podmínkou. Díky nástrojům, jako je Miro, FigJam, Coggle a další, se dají brainstormingové aktivity (lepení post-itů, kreslení prototypů, práce v malých týmech apod.) udělat i online. 

Osobní setkání je také vhodné na úplném začátku spolupráce s agenturou a potom na začátku každého dalšího projektu. Seznámení markeťáka/markeťáků na klientské straně s account managerem usnadní následnou komunikaci. Proběhne buď samostatně, nebo rovnou v rámci briefu. 

U briefování by mělo být přítomno co nejvíce z těch, kteří se budou na projektu podílet, a to jak ze strany klienta, tak agentury. Předejdete tak zkreslení informací. Každý se zaměří během briefu na to svoje – kreativec na emoce, které má kampaň přinést, copywriter na slova, která v souvislosti s produktem padají, accounťák na rozpočet a jeho variabilitu atd. 

3. Když chcete působit všemi smysly: typicky u launch produktu

Když uvádíte nový produkt, dejte ho (nejen) agentuře osahat, ovonět, poslechnout… Předveďte, co umí, jak se s ním zachází a prostě proč je báječný. 

4. Když pracujete s atmosférou: typicky teambuilding nebo zakončení projektu

Výměnu drbů u ranního kafe v kuchyňce nebo večerní pivo plnohodnotně online nenahradíte. Pravidla úspěšného projektového managementu uvádějí, že projekt má být oficiálně zakončen, ideálně oslavou s poděkováním všem zúčastněným. 

Myslete na to i při práci s agenturou a občas se sejděte mimo práci, nejen při uzavření projektu. Třeba na společný oběd. 

5 tipů pro klienty agentur ohledně komunikace

• Nastavte si s agenturou pravidla komunikace. Co kdo řeší, co se kam dává, jaké nástroje používat. 
• Vždy pamatujte, že na druhé straně také sedí lidé z masa a kostí. Dávejte realistické deadliny a komunikujte slušně.
• Pokud víte dopředu, že něco probíhá nestandardně a budete potřebovat, aby vám druhá strana vyšla vstříc, komunikujte to otevřeně a s předstihem.
• Dávejte kontext. Nepište do briefu, že chcete usměvavou brunetu na červeném pozadí. Řekněte, čeho chcete docílit a proč. Možná existuje lepší cesta, o které ani nevíte. 
• Sdílejte s agenturou i celkové výsledky vašich projektů. Motivujete tím lidi, kteří na nich pracují (a kteří mají beztak podepsané NDA). 

Článek Efektivní komunikace agentury s klientem se nejdříve objevil na Včeliště.