Zamyslel ses někdy nad tím, co všechno tě vyrušuje a brzdí v rozdělané práci? Ve Freelu víme, jak moc je efektivita při práci důležitá. Jsme malý tým a u nás je obzvlášť důležité dělat vždy to, co má největší efekt a pokud možno to nepodstatné eliminovat. I my se občas potýkáme s démony, kteří nás od práce odvádí. Máme pro tebe pár praktických fíglů, jak proti nim bojovat.

Začni u sebe

Už se ti určitě někdy stalo, že sis v práci nevěděl rady. A přitom v dnešní době Googlu už je prakticky nemožné si s něčím neporadit. Rodiče a učitelé nám od malička říkali: „Když něco nevíš, zeptej se“. Takže co tě přirozeně napadne jako první, když na něco v práci nemůžeš přijít? Zeptáš se kolegy. Zdá se, že to je ta nejrychlejší možnost, jak se dostat k informaci. Ne vždy to tak ale je. Kolega je zabraný do své práce a ty jsi ho z ní právě vytrhl.

Jedním problémem jsi tak na několik minut vyřadil z práce nejen kolegu, ale i sebe. Přitom stačilo jen zadat dotaz do Googlu nebo prohledat interní nápovědu.

Zkus příště začít sám u sebe a kolegu zapoj až ve chvíli, kdy vyčerpáš všechny možnosti. Ušetříš čas a energii vám oběma.

Nastav si termíny a dodrž je

Sešlo se ti tolik úkolů, až se ti z toho zatočila hlava? To dobře známe. Hlavní je zůstat v klidu a začít s určením priorit. Až budeš vědět, co je důležitější a co méně, tak pokračuj s přiřazením termínů u těch důležitých úkolů. Díky tomu budeš vědět, co má kdy být hotové, a budeš tak víc v klidu.

Nedaří se ti termíny dodržet? Nevadí, přeplánuj si je a snaž se z toho do příště poučit.

Freelo TIP: „Vzhledem k tomu, jak moc sbíráme zpětné vazby a kolik máme nápadů, tak se náš backlog pyšní opravdu hezkou řádkou úkolů. Máme zkušenosti s tím, že úkoly s termíny mají větší šanci, že se neztratí v přívalu těch nových.“
Honza Kulda – spoluzakladatel Freela

 Ke každému úkolu se snažte přiřadit termín

Udělej si pořádek v e-mailových notifikacích

Vyskakující notifikace e-mailu zbytečně odvádí tvoji pozornost a snižují produktivitu. Jedno takové upozornění tě může vytrhnout z hlubokého soustředění klidně na půl hodiny. A když jich přijde denně třeba pět, máme z toho hned dvě a půl hodiny ztraceného času. Doporučujeme tedy vypnout všechny možné notifikace (e-mail, mobil, aplikace atp.).

Freelo TIP: „Na svém iPhonu oceňuji funkci nerušit. V kombinaci s možností tuto volbu automaticky zrušit, když opustím konkrétní lokalitu (v mém případě kancelář) je to velmi užitečná pomůcka.“
Karel Borkovec – spoluzakladatel Freela

Ukázka možností režimu nerušit (ikona měsíčku)

Neodpovídej na každý e-mail ihned

Uvědom si, že e-mail není messenger. Kdyby někdo opravdu pospíchal na tvou reakci, tak ti nejspíš rovnou zavolá. Zapomeň na okamžité odpovídání na e-mail – to jen znamená, že jsi otrokem e-mailového klienta a funguješ přesně tak, jak on píská.

Místo toho si urči v pracovním dni pevně stanovený interval, kdy se budeš e-maily zabývat. Může to být dvakrát nebo i vícekrát denně třeba na půl hodiny. Buď pánem svého času a odbavuj e-maily efektivněji a s menším úsilím.

Freelo TIP: „Mám vyčleněnou ráno hodinu od 8 do 9, kdy si projdu všechny e-maily, které přišly, a na ty jednodušší se snažím odpovědět hned. Ty složitější si přečtu a nechám je uzrát, případně deleguji na kolegy. Pak mám další dva hodinové bloky (v proměnlivý čas), kdy se takovým e-mailům věnuji. Díky tomu neskáču od jednoho k druhému a jdu si v danou chvíli proaktivně pro sadu podobných úkolů.“
Karel Dytrych – spoluzakladatel Freela

Neměj telefon na očích

Podle analýzy společnosti truconneXion z roku 2017 zkontrolujeme telefon v průměru 52krát za den. To je každých 18 minut. Na vzorku 2 000 zaměstnanců společnost také zjistila, že na mobilu stráví denně jen v pracovní době téměř 2 hodiny. A to hlavně na Facebooku a WhatsAppu.

Pro nerušenou práci si proto vypni zvuk a telefon dej z dosahu očí. Rozsvícený displej tak nebude odvádět tvoji pozornost.

Ukázka týdenní statistiky času stráveného na mobilu

Zredukuj otevřené karty prohlížeče

Tohle všichni moc dobře známe. V prohlížeči máme tolik karet, že často nejsou ani vidět jejich názvy – e-mail, různé aplikace, zprávy, články, sociální sítě a pak karty s tím, co nás různě na internetu v ten den zaujalo. Pokud používáš prohlížeč pro svou práci, snaž se počet karet minimalizovat. Příliš mnoho karet vede k nepřehlednosti a k častému řešení úplně jiných věcí, než sis naplánoval.

Freelo TIP: „Stává se mi, že řeším nějaký problém a mám kvůli němu otevřených opravdu hodně tabů. Když pak musím switchnout na jiný problém, tak mi pomáhá rozšíření do Chrome OneTab. Na jedno kliknutí sloučí všechny otevřené taby a tenhle seznam stránek si pak pojmenuju podle problému, který jsem řešil. Kdykoliv se tak můžu vrátit k celému kontextu bez nutnosti znovu hledat související informace.“
Honza Kulda – spoluzakladatel Freela

Podívejte se na také tipy pro produktivitu v Google Chrome od Zdeňka Dvořáka.

Nemultitaskuj

Vyber si jeden úkol, který má největší prioritu, a na tom pracuj. Pokud je úkol složitější, snaž se ho rozdělit na více menších. Když budeš odbíhat od jedné věci k druhé, nikdy nedoděláš žádnou z nich pořádně. Unavuješ zbytečně mozek a celkově zpomaluješ své myšlení.

Multitasking není škodlivý ve chvíli, kdy děláš rutinní věc. Při ní toho nemůžeš moc pokazit a jedeš na tzv. autopilota.

Dej ostatním vědět, na čem pracuješ

Řekni svému týmu, čemu se ten den budeš věnovat a co tě čeká v následujících dnech. Ve Freelu tohle řešíme přes chat na Slacku. Máme pak všichni přehled o tom, co kdo dělá, i když nejsme fyzicky v jedné kanceláři. Díky tomu se vzájemně méně vyrušujeme a dokážeme lépe odhadnout a naplánovat frontu úkolů.

Nastav si procesy a automatizuj

Pokud pracuješ na úkolech či projektech, kde se činnosti často opakují, udělej z nich šablony. Nejedná se o žádnou velkou alchymii. Představ si jednoduchý recept, podle kterého se vaří oběd. Když ho dodržíš, dobře si pochutnáš. I takhle obyčejná věc, jako recept, je vlastně proces. Díky šablonám už nebudeš muset vytvářet projekt nebo jeho dílčí části znovu od A do Z.

Příklad interního procesu v podobě úkolu s podúkoly pro psaní nového blogpostu

Správně nastavený proces má několik výhod:

• více se soustředíš na práci samotnou,
• zajistíš kvalitní výstup, protože na žádný bod nezapomeneš,
• práci můžeš snadno delegovat,
• ušetříš čas a energii, protože nebudeš přemýšlet nad tím, jaký je další krok.

Co si z toho odnést?

V dnešní uspěchané době není jednoduché najít klid na soustředěnou práci. Pokud si svůj čas (osobní i pracovní) nebudeš bedlivě chránit, daruješ ho někomu jinému.

Článek 9 důvodů, proč jsme v týmu efektivní se nejdříve objevil na Včeliště.

Obsahový marketing, tak jak ho prezentujeme my, není žádnou tajemnou technikou, která vám bezpracně přinese okamžité výsledky. Je tomu přesně naopak. V obsahovém marketingu jsou výsledky vidět pomalu a jejich úspěch je do velké míry závislý na vašem odhodlaní a vašich pravidelných činnostech.

V dnešním článku vám představím 7 nejdůležitějších otázek,  na které musíte bezpodmínečně znát odpověď, než vaši obsahovou strategii vypustíte do světa. Nebudu vás tedy dnes vůbec zdržovat a pojďme rovnou na věc.

1. Mám připravenou obsahovou strategii včetně jejích cílů a příběhu mé společnosti?

Obsahová strategie je srdce či motor obsahového marketingu. Bez ní byste neměli možnost vytvořit obsahový kalendář, který vás bude v průběhu času správně směrovat a díky němuž budete postupnými krůčky dosahovat cílů, které jste si na začátku zvolili. Možná teď o obsahovém marketingu slyšíte úplně poprvé a nedokážete si úplně představit, jak by taková strategie mohla vypadat v praxi. V tom případě vám doporučím prozkoumat článek, který popisuje 4 úspěšné obsahové strategie, které už ve světě firmy aplikovaly, a získaly díky nim tolik potřebnou důvěru a autoritu návštěvníků.

2. Mám dostatek informací o své cílové skupině a jejích influencerech?

Dříve, než začnete tvořit obsahovou strategii, měli byste poznat svoji cílovou skupinu a určit její influencery. Dobře vám k tomu poslouží vytvořené persony. Následně budete moci snadno vymyslet příběh vaší značky a určit tón komunikace, který vám pomůže v dlouhodobém horizontu s cílovou skupinou udržovat kontakt a budovat důvěru.

3. V čem jsem lepší než moje konkurence? Co je hlavní benefit pro moji cílovou skupinu?

Abyste měli z hlediska obsahového marketingu před konkurencí náskok, musíte pravidelně publikovat zajímavý a hodnotný obsah, který bude vaše cílová skupina sdílet. Zásada je nenudit a připravovat "obsahové dárečky" typu e-book, případová studie, slevy na služby a další. Zkuste si vybrat z našich 33 tipů nebo 10 tipů pro tvorbu obsahu. Kromě toho byste měli mít na mysli, že obsah musí vzbuzovat emoce. Nedáte-li vašemu obsahu emoční stránku, těžko bude váš obsah někoho zajímat.

4. Mám připravený obsahový audit webu, pokud byl potřeba?

Jestliže s obsahovým marketingem nezačínáte od počátku webu, je nutné zjistit, jak na tom web z hlediska tvorby obsahu byl v minulosti. V tom vám pomůže obsahový audit. Na jeho základě určíte obsahovou strategii a další velká rozhodnutí.

5. Vím, jak budu efektivitu obsahového marketingu vyhodnocovat a kolik do něj chci investovat?

Bez toho, abyste věděli, kolik vás obsahový marketing stojí nebo bude stát, by nemělo žádné měření smysl. Na základě zvolených cílů zvolte metriky, které budete sledovat a vyhodnocovat. Výsledkem měření by mělo být jasné určení typu obsahu, který nejlépe funguje v konkrétní skupině metrik. Pro lepší pochopení: některý typ obsahu bude přivádět nové fanoušky na sociální sítě, jiný bude skvělým zdrojem kvalitních leadů. Vaším úkolem je zjistit, co a jak funguje a dobře fungující věci se snažit dále vylepšit.

6. Mám dobře promyšlenou organizaci celého obsahového týmu?

V jednom člověku je obsahový marketing náročnou a těžko proveditelnou záležitostí. Proto potřebujete mít jasně organizovanou strukturu celého týmu. Každý proces obsahového marketingu je důležité provést pečlivě, ale nejdůležitější složkou týmů jsou autoři. Než je začnete shánět, budete se muset rozhodnout, zda chcete mít autory vlastní nebo externí. Největší důraz byste měli klást na perfektní organizaci celého procesu obsahového marketingu od nápadu až po propagaci a měření.

7. Vím, jakými kanály budu obsah pravidelně propagovat?

Na závěr je nutné poznamenat, že bez propagace uspějete jen těžko. Každý druh obsahu má specifické požadavky na propagaci. Jinak se šíří obrázky či infografiky než například video. Při oslovování webů využijte obecné zásady týkající se guest postingu. Jako základ zvolte vhodné sociální sítě a těm se pak pravidelně věnujte.

Závěr

Máte nějaký další tip, co v obsahovém marketingu rozhodně nesmí chybět? Podělte se o něj se mnou v komentáři pod článkem. Díky.

Článek 7 otázek ke skvělému obsahovému marketingu se nejdříve objevil na Včeliště.