Jak zvládnout organizaci své práce na dálku? Jak komunikovat s kolegy, kteří mohou být i na druhém konci světa? Jak úkolovat lidi a zajistit předávání práce mezi pracovníky, aby vše šlapalo, jak má? Nejen o těchto tématech přednášel Josef Řezníček na Barcampu v Kolíně. Uvažujete-li o práci na dálku, anebo pokud už ji znáte a potýkáte se s drobnými zádrhely, rozhodně doporučujeme zhlédnout video nebo si poslechnout podcast. Stručnější shrnutí pak najdete v článku.

Videocast

Poslechněte si podcast zde

Stáhnout podcast si můžete zde.

Pusťte si podcast a odebírejte kanál na iTunes

Náš iTunes kanál najdete zde, budeme rádi, když ho budete odebírat. Děkujeme vám za přízeň a těšíme se na vás u dalšího dílu.

Najdete nás i na Spotify

Pokud si chcete podcast poslechnout pomocí služby Spotify, můžete tak učinit zde.

Přečtěte si, o čem je práce na dálku

Práci na dálku má za 6 let svého působení marketingová agentura Včeliště již zmáknutou. Zdejší pracovníci nejsou v jedné kanceláři. Je vlastně jedno, zda se svým úkolům věnují doma, na horách, u moře nebo třeba na druhém konci světa.

Několikaletá praxe Včeliště ukázala, že práce na dálku může být stejně efektivní – mnohdy dokonce efektivnější – než práce v kanceláři. Samozřejmým předpokladem je fakt, že si každý člen týmu dokáže sám organizovat svou činnost a dodržovat termíny tak, aby klient dostal objednanou práci včas a byl maximálně spokojen. Výhodou práce na dálku je časová flexibilita, odpadá dojíždění do zaměstnání, všichni mají čas na své koníčky či rodinu.

Komunikace musí fungovat na jedničku

Aby fyzicky rozdělený tým pracoval tak, jak má a jeho komunikace byla efektivní i na dálku, je třeba dodržovat několik důležitých pravidel:

1. Přesně zadané úkoly – Včeliště využívá nástroj Basecamp. Je ale možné uvést do praxe jiný jemu podobný nástroj. Jednotlivé úkoly jsou tu rozděleny do projektů. Nad prací lidé mohou komunikovat, ale zároveň si navzájem jmenovitě předávat úkoly. Stačí označit kolegu a dát mu termín, do kdy má být práce hotová.
2. Vnitrofiremní chat – v případě Včeliště jde o online chatovací nástroj Slack. Kdo je v práci, je označen zeleně a ostatní ho tak „vidí“. Lze takto udržovat nejen pracovní, ale i osobní vazby mezi jednotlivými pracovníky. Členové Včeliště si na Slacku vymění průměrně 2000 zpráv týdně.
3. Sdílený kalendář – i tento nástroj je možné využít k tomu, aby ostatní věděli, kdo je v práci a kdo momentálně offline. Pracovníci si tu navíc mohou předem plánovat dovolené.
4. Jednotný čas pro všechny – všichni musí být připojeni k počítači každý všední den od 10 do 11 hodin. I tak může vypadat pravidlo pro firmu, která pracuje na dálku. Je důležité stanovit termín, kdy mají být všichni k dispozici a dá se toho vyřešit nejvíce najednou.
5. Online porady – protože si členové týmu, který pracuje výhradně na dálku, nemohou sednout na poradu do jedné zasedací místnosti, je potřeba využít efektivní nástroj. Ve Včelišti už je roky prověřen nástroj Google Hangouts, kde se všichni setkávají u videohovorů.
6. Sdílení souborů – aby nikdo nepátral po podkladech, jež potřebuje ke své práci, je nutné zajistit sdílení souborů, obrázků a dalších potřebných dokumentů například přes Google Drive. Má spoustu vychytávek, které stojí za to využívat. Pokud jim nerozumíte, určitě pomůže odborník na implementaci Google Drive.
7. Informační dieta – používat spoustu virtuálních pomocníků je jistě fajn, ale může snadno dojít k tomu, že budete přehlceni informacemi. Od práce pak mohou rušit notifikace ze Slacku, přicházející e-maily a řada dalších „narušitelů“ vedoucích k prokrastinaci. Není nic jednoduššího, než si v rámci kanálů na chatu či vlastních kategorií v Google Inboxu nastavit vlastní podmínky. Newslettery vám například mohou přicházet do Inboxu jen jednorázově, třeba v 19 hodin večer. Není dokonce problém odložit příchozí e-mail o den či týden. Vyberte si, co vám nejvíce vyhovuje, a zpráva vám přijde znovu v požadovaný čas.
8. Osobní setkání – není ideální žít s kolegy v úplné anonymitě. Proto je vhodné jednou za čas tým pozvat na osobní setkání či rovnou teambuilding. Ve Včelišti to funguje velmi dobře, všichni se alespoň jednou za čtvrt roku setkávají, tým je stmelený.

Organizace je základ práce na dálku

Aby se práce na dálku nestala přítěží, je třeba dokonale zvládnout vlastní organizaci práce. Kdo tímto způsobem pracuje, má vlastní řád. Není možné zasednout doma k úkolu a u toho se věnovat vaření, vytírání podlahy nebo popíjení kávy s návštěvou.

Stejně tak by si každý měl dokázat rozdělit každodenní úkoly na ty prioritní, středně důležité a méně důležité. Těmi, co hoří, je potřeba začít. Plánovat, dodržovat termíny a včas předávat práci dalším je základem kvalitní práce všech ve Včelišti.

Článek Přednáška z Barcamp Kolín: Jak řídit firmu, kde všichni pracují na dálku? – Včeliště podcast 39 se nejdříve objevil na Včeliště.

Jen my, židle, stůl a počítač s připojením k internetu. Takové je základní vybavení nutné k práci z domova. Je jedno, kde se během plnění svých úkolů pro Včeliště nacházíme. Představa, že sedíme na pláži u moře, kde surfaři prohánějí vlny, je ale zcestná. Nejčastěji jsme u sebe doma a místo koktejlu z plážového baru popíjíme kávu, kterou jsme si sami připravili.

Pro nikoho z nás ale není problém usednout za počítač v kavárně, coworkingovém centru, parku nebo altánu na zahradě. Na někoho to může působit, že jsme samotáři, ale ve skutečnosti jsme s kolegy stále ve spojení. A to i přesto, že nás od sebe dělí stovky a mnohdy i tisíce kilometrů. Vídáme se online na chatu.

Z vesnice i Kapského Města

Náš obsahový stratég Eva Řeháková momentálně tvoří obsahové strategie pro klienty Včeliště z jihoafrického Kapského Města. Když zrovna nekouká do monitoru, může se kochat výhledem na Stolovou horu. „Práce na dálku mi umožňuje cestovat a dělat odkudkoli na světě. Už jsem pracovala například z Asie nebo ze Španělska. Cestování mi přináší řadu nových zkušeností. Myslím, že nic jiného neumožňuje takový růst v osobní rovině. Zároveň získávám také inspiraci do práce na projektech,“ přibližuje Eva.

Ostatní členové Včeliště působí většinou z Česka. Pár lidí máme v Praze, další v Děčíně a v Plzni, jiní pracují z Brna. Všechny tak trochu řídí i počasí. Když je chladno, pilně pracují doma nebo v kavárně. Jakmile vysvitne sluníčko, nechají se zlákat balkónem nebo třeba pracovnou v parku.

Jsme svobodní, ale poctiví

Práce z domova má své výhody i nevýhody. Mezi minusy jistě patří pohled nezasvěcených lidí, kteří práci z domova považují za absolutní volnost.

„Setkala jsem se s názory, že vlastně nepracuji, když jsem doma. Nezaměstnaní přátelé si myslí, že mohou přijít na kávu, kdykoliv jdou zrovna okolo mého bydliště. Nechápou, že i já si tvořím svou pracovní dobu, po kterou se věnuji čistě práci na dálku a ničemu jinému,“ popisuje své zkušenosti copywriterka Lenka Pavlíková.

Ve své domácí kanceláři je Lenka zvyklá pracovat už téměř 15 let. Vyhovuje jí to především proto, že má dítě. „Můžu zůstat doma se synem, když onemocní, a přitom stíhat práci i péči o něj. Zároveň je jedno, co si doma k počítači obléknu a zda jsem zrovna použila kvalitní líčení, aby se mě kolegové nelekli. Také pes, který se běžně při každém mém odchodu klepe jak osika, je spokojenější,“ směje se Lenka.

Díky home office ušetří firma i pracovníci

Home office, jak se práci z domova říká, má ovšem více předností. Firma ušetří za pronájem kanceláří. Navíc se může primárně zaměřit na kvalitu svých pracovníků a neohlížet se na dojezdovou vzdálenost každého z nich.

„Líbí se mi, že můžu pracovat kdy chci a odkud chci, tedy pokud je tam dostupný internet. Neztrácím čas a peníze dojížděním, pauzy mezi pracovními úkoly trávím na zahradě, v létě pak koupáním v bazénu. Užívám si to, co se snaží Google vytvářet pro své zaměstnance. Myslím, že home office je super řešení také pro introverty,“ říká Tomáš Auer, který ve Včelišti působí jako projektový a account manažer.

Josef Řezníček, zakladatel Včeliště, považuje za největší pozitivum fakt, že jsme vlastně všichni manažeři svého času. „Možnost být pánem svého času je ale také zodpovědnost,“ upozorňuje. A má pravdu. Všichni ve Včelišti se vyhýbají prokrastinaci a drží se pěti základních pravidel pojmenovaných ZIPOS:

Z – Zodpovědnost

I – Iniciativnost

P – Pracovitost

O – Organizovanost

S – Samostatnost

Vidět nás můžete i vy

Kdokoliv z týmu si včas vyřídí, co potřebuje, nedobíhá na úřady těsně před zavíračkou, s prací v pohodě skloubí návštěvu lékaře a může třeba i studovat. Pracovat lze brzy ráno, přes oběd, odpoledne, večer i během noci.

Ke kolegovi se v práci sice přes stůl nenakloníme, můžeme si s ním ale napsat přes chat a on odpoví stejně rychle, jako kdyby seděl vedle nás. Společně jezdíme na výlety, víkendové pobyty, scházíme se u dobrého jídla a pití. Několikrát měsíčně se vidíme na poradách přes videohovory.

Článek Práce na dálku má plno výhod: Naše zkušenost se nejdříve objevil na Včeliště.

Práce na dálku je téma již šestého podcastu, který jsme pro vás nahráli. Pokud se chcete dozvědět víc, jak na Včeliště.cz pracujeme, tak si ho poslechněte. Řekneme vám, v čem se lišíme od většiny českých agentur, a dozvíte se od nás tipy pro práci na dálku. Na závěr podcastu zmíníme pár výhod, které nám práce na dálku poskytuje. Jestli o práci na dálku uvažujete nebo se vám podobná filozofie líbí, tak poslouchejte šestý podcast a napište nám, jak se vám líbil nebo jaký je váš názor na daný fenomén.

Poslechněte si podcast zde

Stáhnout podcast si můžete zde.

Další díly podcastů si můžete prohlédnout zde.

Pusťte si podcast a odebírejte kanál na iTunes

... náš iTunes kanál najdete zde. Budeme rádi, když ho budete odebírat. Děkujeme vám za přízeň a těšíme se na vás u dalšího dílu. Za tým Včeliště.cz Tomáš Procházka a Josef Řezníček

Článek Práce na dálku - Podcast 6 se nejdříve objevil na Včeliště.