Efektivní organizace času a pracovního výkonu: 14 praktických rad a tipů pro vás

Máte rozepsaný report pro klienta. Najednou vás vyruší blikající číslo v příchozí poště. Do toho zavolá šéf, že potřebuje urgentně dodat podklady k poslední fakturaci. A aby toho nebylo málo, kolega vám přinese kávu a hodlá s vámi probírat všechny těžkosti světa. V takovém pracovním prostředí ani rozladění nic kloudného nevytvoříte. Proto se nechte inspirovat následujícími tipy, díky kterým dosáhnete efektivní organizace času i pracovního výkonu.

Přesto, že se jedná o metody a techniky obecně známé, řada z nás jim nepřikládá žádný význam. A to je třeba změnit!

10 zajímavostí o mozku, paměti a soustředění:

• Již pouhá hodina práce rapidně snižuje kapacitu mozku.
• Mozek unavujeme každým dalším rozhodnutím.
• Nezávislé studie dokazují, že plně soustředit se dokážeme pouze 6 hodin týdně.
• Většina lidí se soustředí nejlépe brzy ráno nebo pozdě večer.
• Paměť i soustředění je možno cvičit.
• Mozek denně spotřebuje až dvacet procent z celkového příjmu glukózy.
• Klidná relaxační hudba zvyšuje průtok krve v mozku, prokrvuje ho a zvyšuje koncentraci.
• Zíváním se do mozku dostává kyslík a potřebná energie pro správné fungování i soustředění.
• Nedostatek spánku zhoršuje schopnost soustředění i paměť.
• Častý a opakující se jetlag může mozek nevratně poškodit.

Jak zlepšit organizaci času a pracovní výkon? 14 zaručených rad a tipů

Naučte se hospodařit s časem

Čas každého z nás je drahý, proto je potřeba naučit se s ním zodpovědně hospodařit. Vymezit si určitý časový úsek, který denně práci věnujeme, patří mezi standardy, které by měl ovládat každý z nás. Nikdo totiž s největší pravděpodobností nechce strávit celý život u obrazovky počítače nebo zavalený hromadou nevyřešených papírů.

Udělejte si svůj osobní „to-do list“

A snažte se o jeho pečlivé dodržování. Vyžíváte-li se v rukodělných činnostech, každé ráno si na čtvrtku papíru nakreslete přehlednou tabulku, do které vepíšete všechny úkoly, jež vás ten den čekají. Náročnost jednotlivých úkolů můžete odlišit barvou, symbolem či piktogramem. To-do list ovšem můžete vytvořit i v počítači. Vedle nešlápnete ani tehdy, doplníte-li jednotlivé úkoly o časovou náročnost. A pokud chcete umění organizace posunout ještě dál, co takhle se pustit rovnou do síťového grafu s přesným zaznačením kritické cesty?

Vytvářejte časové rezervy

Určitě znáte situaci, kdy máte den rozplánovaný do posledního detailu. Vaše perfektní plány vám však bohužel nabourá kolega, který musí z práce odejít předčasně a prosí vás, abyste za něj dodělali rozdělanou práci. Často nám plány nabourají také „pokyny z vedení“ nebo šéf, který vás prostě urgentně potřebuje na odpolední poradě. Proto si každý den vytvářejte dostatek časových rezerv na neplánované akce či úkoly, které bude nutno vyřešit přednostně.

Seřaďte si priority

Jak vypadá vaše každodenní pracovní náplň? Začínáte od toho, co „bolí nejméně“ a postupně se prokousáváte k těm nejtěžším úkolům? Po polední pauze jste již natolik vyšťavení, že nemáte chuť na nic jiného, než pořádně velkou kávu? Pak jistě tušíte, že děláte něco špatně. Ideální tedy je, pokud začnete od těch nejobtížnějších úkolů a postupně se budete prokousávat k úkolům snazším. Na závěr pracovní doby si nechte vyřizování e-mailů nebo práce, které nevyžadují tolik sil a soustředění.

Dělejte pravidelné pauzy

Zhruba po 30 minutách naše schopnost soustředit se rapidně klesá. Mozek se jednoduše brání uvaření, a tak začne pomalu, ale jistě „vypínat“. Důsledkem je nesoustředěnost, častější chybování nebo pocit únavy. Proto si po každých 30 minutách udělejte 5minutovou pauzu, kdy si půjdete zalít třeba čaj nebo kávu, pomazlíte se s kočkou nebo psem anebo se projdete. Vyhněte se naopak činnostem, které vás nutí setrvávat stále na jednom místě (kontrola Facebooku, bulvárních portálů apod.).

Nezapomínejte na odměnu

Jakmile splníte jakýkoli úkol, odměňte se, což vás bude motivovat k další činnosti. Odměnou může být odlepením lístečku z kalendáře, odškrtnutí úkolu ze seznamu nebo jiná maličkost.

Nenechte se vyrušovat okolím

Takže hned teď vypněte Facebook včetně všech dalších sociálních sítí, zavřete e-maily, ale i online zpravodajství. Nenechte se vyrušovat ani telefonem, jehož zvuk snižte na minimum. E-maily vyřizujte jednou či dvakrát denně a na virtuální přátele si udělejte čas až po práci.

Upravte si pracovní prostředí k maximální spokojenosti

Máte-li tu výhodu, že pracujete z domova, můžete si pracovní prostředí vyšperkovat k naprosté dokonalosti. Obklopte se pozitivními a oblíbenými barvami, fotografií svých nejbližších a zkrátka vším, co ve vás bude vzbuzovat optimistickou náladu, ale zároveň vás to nebude zbytečně rozptylovat. Pracujete-li v kanceláři, pak se snažte i svůj pracovní koutek upravit k obrazu svému. Někomu vyhovuje perfektně naklizené prostředí, někdo naopak vyznává chaos.

Neprokrastinujte

Prokrastinace je zrádná mrcha, o jejichž metodách jsme se zmínili v jednom z předchozích článků. Proto se snažte držet striktně svého plánu a nedat téhle potvoře sebemenší šanci k útoku.

Razte pozitivní přístup

Nevstávejte s myšlenkami na to, kolik toho dnes musíte zase stihnout a že veškeré naplánované úkoly jsou nad vaše časové možnosti! Raději se věnujte pečlivé organizaci, pusťte si oblíbenou hudbu, připravte dobrou snídani a s vervou se pusťte do práce! Pomoci by vám mohlo také ranní protáhnutí těla nebo jóga. Patříte-li mezi odvážlivce a otužilce, můžete si dát i venkovní 20minutový jogging.

Žádoucí rekapitulace

Podívejte se, jak vypadal váš pracovní výkon včera nebo před týdnem. Vyhodnoťte situaci a dle toho buď pokračujte v nastaveném tempu, nebo se hecněte a ještě více zaberte.

Vždy se věnujte pouze jednomu úkolu

Podle nastavených priorit eliminujte postupně jeden úkol za druhým. Zapomeňte na rozepsaný mail a telefon u ucha. Zaměřte se pouze na jednu činnost a té věnujte veškerou svoji pozornost i čas.

Pozvěte si na pomoc chytré pomocníky

Na mysli máme třeba programy typu Costlocker nebo TimeDoctor, které za vás budou monitorovat čas strávený nad prací, ale dokážou vyhodnocovat také celou škálu metrik.

Nezapomínejte na pravidelný odpočinek

Po práci si dejte „voraz“. Domluvte se s přáteli na posezení v oblíbené hospůdce, zajděte si do kina, divadla nebo na koncert. Skvělou aktivitou je také sport nejrůznějšího druhu. Mozek pro bezchybné fungování potřebuje nejen dostatek glukózy, ale též kyslíku a pohybu! Myslete na to vždy, když se hodláte po práci zavrtat do postele nebo usednout k televizi.

A jeden tematický citát na konec:

„Mozek je obdivuhodný orgán: začíná pracovat, jakmile ráno vstaneme, a nepřestane, dokud nepřijdeme do práce.“

Robert Frost