Telefony drnčí, e-mailová schránka se plní, čísla notifikací šplhají do závratných výšek. Do toho ruch open spacu. Tohle je realita pracovního dne mnoha markeťáků. A věřte, že jejich protějšky v agenturách jsou na tom zrovna tak. Není proto divu, že e-mail „zapadne“ třem reminderům navzdory. Nebo že čekáte na odpověď tak dlouho, až se dozvíte, že se celou dobu čekalo na vás. Naštěstí to jde i lépe. S pomocí některého z nástrojů na týmovou komunikaci a projektové řízení.
Článek vznikl ve spolupráci s českým nástrojem Freelo, proto si tu efektivní komunikaci ukážeme přímo na něm.
Synchronní neboli okamžitá komunikace probíhá v reálném čase. Po telefonu nebo tváří v tvář. V online světě v chatu a různých aplikacích k tomu určených (Slack, Teams, Skype a další).
Výhoda chatovacích aplikací – rychlá okamžitá reakce – je zároveň jejich prokletím. Jak člověka nutí ihned reagovat, vytrhávají ho ze soustředění. Přitom po vyrušení trvá průměrně 23 minut, než se začnete znovu soustředit.
Pokud druhá strana neodpovídá hned, svádí to k tomu, zkusit další komunikační kanál. Tím často odstartujete bludný kruh e-mail, telefon, Slack, který završíte osobní návštěvou. Ten čas, kdy jste se mohli efektivně domluvit, tak trávíte tím, že se marně naháníte po všech komunikačních platformách.
Další nevýhodou synchronní komunikace je, že v ní jen obtížně dohledáte informace, termíny a odpovědnosti. Což vede k tomu, že u méně důsledných čtenářů se kus informace ztratí. U těch pozornějších sice zůstane, ale nepřiměřeně je zatěžuje. Uvědomte si, že z dlouhého nepřehledného e-mailu si adresát musí udělat výpisky, aby se zorientoval. Když je navíc několik lidí v kopii, ztrácí tím čas každý jeden z nich.
Asynchronní komunikace je taková komunikace, na kterou nedostanete odpověď hned, tedy neprobíhá v reálném čase. Slouží k ní například e-mail, diskusní fóra nebo projektový nástroj (např. Asana, Basecamp, Freelo nebo Caflou).
Komunikace v nástroji určeném přímo pro projektové řízení a týmy přináší oproti ostatním kanálům další výhody:
Veškerou asynchronní komunikaci řešíte na jedné platformě, počet e-mailů a zpráv zredukujete na minimum.
Z nevýhod asynchronní komunikace bych vypíchla jednu. Když se taková komunikace odbyde, může se dost protáhnout kvůli nutnosti doplňujících otázek a následně kvůli prodlevám mezi odpověďmi. To pak svádí k nadužívání synchronní komunikace. Jak správně psaný text formulovat, se dozvíte níže.
Koncept notifikací je super. Starají se, abyste se o všem dozvěděli. Jenže je jich moc. Po chvíli se začnou hromadit, nestíháte je zpracovávat a zase vám něco zapadne. Vyrušují od hluboké práce. A zneužívají váš dopamin. Proto s nimi zacházejte chytře.
Notifikace v projektovém nástroji mají výhody oproti ostatním komunikačním kanálům. Především proto, že se soustřeďují na jednom místě.
Celkově nezapomínejte na funkci telefonu Nerušit, která je skvělá třeba na důležité schůzky apod. Avšak na běžný pracovní blok ji asi zapínat nebudete, abyste byli k dispozici kolegům pro urgentní případy.
Oba způsoby komunikace mají své opodstatnění. Lidé mají tendenci přednostně volit synchronní komunikaci, i když to není efektivní řešení. Vždy se důkladně zamyslete, jestli opravdu musíte komunikovat napřímo.
Typicky když dává klient feedback agentuře třeba na návrh vizuálu, střih videa apod., chce to ukázat přímo na monitoru. Navíc přidat i emoce, protože v psaném textu může zpětná vazba vyznít příliš tvrdě. Já jsem například dělala printscreeny s barevnými šipkami do e-mailu nebo svolávala cally na Skypu. Ani jedna varianta nebyla ideální. První pro mě byla velmi časově náročná, než jsem to všechno do e-mailu sepsala tak, abychom se pochopili.
Znáte tu frustraci ze zbytečného meetingu. Je podobná jako z dlouhého nepřehledného e-mailu, viďte? Když nechápete, na co člověk reaguje, nemůžete dohledat informace, o kterých mluví, nebo odpoví jen na půlku vašich otázek. Tohle řeší strukturovaná komunikace. Částečně ji lze uplatnit i v e-mailech, ale v projektovém nástroji jdete o krok dál, protože každé téma má svůj úkol a nikdy je nemícháte dohromady. A jednoduše na ně navzájem odkážete.
Dobrý den, Žaneto, upravte prosím pozadí na nějakou hezčí barvu, tahle se mi nelíbí. Chcete si ohledně toho zavolat? A jak je na tom tisk těch letáčků? Už to je hotové? Kdy nám to doručí? Nebo je potřeba ještě něco řešit? Stíhá váš kolega z DTP ten termín, jak jsme se domlouvali? Jo a příští týden budu na dovolené.
Dobrý den, Žaneto, mám na Vás několik proseb a otázek:
Jsou situace, kdy má synchronní komunikace přednost. U komunikace agentur s klienty jsou dokonce momenty, kdy je nejlepší osobní setkání.
V ideálním světě dostanete zadání s předstihem a v klidu se doptáte na to, co není jasné. Jenže realita je jiná. Když něco fakt nutně potřebujte, tak volejte.
Když potřebujete, aby tým brainstormoval, je lepší všechny pozvat do jedné místnosti. Účastníci se budou lépe soustředit na zadané téma. A následně se jim bude lépe diskutovat s živou interakcí. Není to ale podmínkou. Díky nástrojům, jako je Miro, FigJam, Coggle a další, se dají brainstormingové aktivity (lepení post-itů, kreslení prototypů, práce v malých týmech apod.) udělat i online.
Osobní setkání je také vhodné na úplném začátku spolupráce s agenturou a potom na začátku každého dalšího projektu. Seznámení markeťáka/markeťáků na klientské straně s account managerem usnadní následnou komunikaci. Proběhne buď samostatně, nebo rovnou v rámci briefu.
U briefování by mělo být přítomno co nejvíce z těch, kteří se budou na projektu podílet, a to jak ze strany klienta, tak agentury. Předejdete tak zkreslení informací. Každý se zaměří během briefu na to svoje – kreativec na emoce, které má kampaň přinést, copywriter na slova, která v souvislosti s produktem padají, accounťák na rozpočet a jeho variabilitu atd.
Když uvádíte nový produkt, dejte ho (nejen) agentuře osahat, ovonět, poslechnout… Předveďte, co umí, jak se s ním zachází a prostě proč je báječný.
Výměnu drbů u ranního kafe v kuchyňce nebo večerní pivo plnohodnotně online nenahradíte. Pravidla úspěšného projektového managementu uvádějí, že projekt má být oficiálně zakončen, ideálně oslavou s poděkováním všem zúčastněným.
Myslete na to i při práci s agenturou a občas se sejděte mimo práci, nejen při uzavření projektu. Třeba na společný oběd.
Žádný komentář k zobrazení