Jak aplikovat metodu GTD do obsahového marketingu

Během června a prvních článků července jsme se seznámili se základy obsahového marketingu. Dozvěděli jste se, že obsahový marketing je především o důkladném plánování procesů. Výsledkem a zároveň srdcem či motorem obsahového marketingu je obsahová strategie. Nedávno jsme vám také poradili, jak byste měli postupovat při budování obsahového týmu a na co si dát pozor při výběru jeho základní složky – autorů. Co ale dál?

Obsahová strategie stojí na pevných základech, celý tým netrpělivě čeká až se kolos obsahového marketingu dá do pohybu. Vaším úkolem je nyní připravit takové prostředí, které splní podmínky pro úspěšných obsahový marketing. Jaké to jsou?

• bezpodmínečné dodržování termínů
• jednoduchou kontrolu provedené práce
• snadnou koordinaci a řízení činností

Všechny tyto věci splňuje geniální metoda GTD (get things done). Je to celosvětově uznávaný a rozšířený systém koordinace pracovních úkolů a činností. Pro obsahový marketing je ideálním řešením všech požadavků na management úkolů. Díky GTD budete schopni vnést do procesů řád a pořádek.

Co to je GTD?

Metoda GTD je systém organizace práce založený na jednoduchém principu. Jeho cílem je snížit stres z nezvládnutých nebo budoucích úkolů a zvýšit tak vaše pracovní kapacity vůči úkolům současným. Jakými prostředky toho dosahuje? Efektivním managementem úkolů. Hlavními body metody GTD nebo ZTD jsou:

• Shromažďování informací
• Třídění informací
• Plánování
• Samotná práce – vykonávání úkolů

Jak postupovat při implementaci GTD do činností obsahového marketingu?

Při obsahovém marketingu je důležitá koordinace procesů i spolupracovníků, a proto ve Včeliště.cz pro snadnou a efektivní správu úkolů používáme několik osvědčených systémů.

Evernote

Prvním z nich je Evernote. Můza vás může přepadnout kdykoliv v průběhu dne a v obsahovém marketingu (a i v jiných činnostech) je dobré tyto nápady zachytávat. Pro tyto účely úspěšně používáme Evernote. Kdekoliv a kdykoliv si do něj zapisujeme nápady a zajímavé poznámky. Nápady na nové články, zajímavé strategie nebo inspiraci odjinud. Pravidelně s těmito nápady (např. jednou týdně) pracujeme. Ideální doba na zpracování je až po delším časovém úseku – až se nápad takzvaně uleží. Jednou týdně (já obvykle v neděli) tyto nápady projdu a začnu je zpracovávat. Ty, které už mi nepřijdou dobré vymažu, a ty které stojí za zrealizování tak proberu s kolegou a vytvořím z nich následně úkoly. Jaké další nástroje můžete používat pro „zachytávání“ nápadů?

• Klasický papírový diář
• Gmail
• Basecamp

Basecamp

Basecamp je ideální systém pro správu úkolů. Všechny úkoly které vytváříme do něj v pravidelných intervalech zaznamenáváme a jejich průběh kontrolujeme. Zachycené týdenní nápady posléze zpracováváme do úkolů. Čím podrobnější a konkrétnější úkoly vytvoříte, tím lépe se vám s nimi bude v budoucnu pracovat. Díky Basecampu velice snadno zjistíte,jaké úkoly vás čekají dnes, zítra, tento týden anebo případně i ty, které jste nestihli splnit. V obsahovém marketingu je jednou z nejdůležitějších procesů samotné plánování a to je díky systému Basecampu hračka. V jakých úrovních plánování lze Basecamp v obsahovém marketingu použít?

Plánování – základní proces GTD i obsahového marketingu

V obsahovém marketingu i metodě GTD byste si měli vytyčit roční cíle. Nejlepší je, pokud si je vytisknete a rozplánujete je do konkrétnějších měsíčních cílů. Tyto roční i měsíční cíle si do Basecamp můžete samozřejmě zaznamenat, ale větší váhu pro vás budou mí týdenní cíle, které tam mít musíte. Z týdenní cílů odvozujete následně úkoly pro každý pracovní den.

Roční cíle

Roční cíle jsou něco jako konkrétní předsevzetí pro každý rok. Můžete si jich zvolit více než jeden, ale ne zase velké množství. V kontextu obsahového marketingu to může být například – publikování 100 článků,  dvou e-booků a jedné papírové knihy. Nebo si můžete jako cíle zvolit autoritu na sociálních sítích. Možností různých cílů pro obsahový marketing je hodně. Nevíte, jaké cíle si zvolit? Přečtěte si náš článek, který o cílech v obsahovém marketingu podrobně pojednává.

Měsíční cíle

Měsíční cíle už by měly být konkrétnější než roční cíle. Ideální stavem je rozpracování ročního cíle do dvanácti (a více) konkrétních měsíčních cílů.

Obsahový plán a jeho rozúkolování

Výsledkem zmapování měsíčních cílů jsou týdenní a denní úkoly. V minulých článcích jste se dozvěděli, že hlavní složkou obsahového marketingu, která reflekutje denní úkoly je tzv. obsahová strategie. Praktickým výstupem obsahové strategie je obsahový kalendář (vybrali jste si už nějaký?). V něm máte podrobně zaznamenáno, kdo, co, kdy a komu bude vytvářet.

Vzhledem k tomu, že byste měli mít připraven obsahový kalendář na co nejdelší časový úsek, tak by pro vás neměl být problém ho převést do systému konkrétních úkolů.

Zadáváme data z obsahového kalendáře do Basecamp

Příklad jednoho článku (činnosti) zadaného a rozůkolovaného do systému Basecamp může vypadat například takto. Cílem je vytvořit z obsahového kalendáře konkrétní, akční úkoly:

• Připravit podklady pro článek „název článku“
• Napsat osu článku, titulky a nadpisy“název článku“
• Vytvořit článek „název článku“
• Kontrola autorem článku – formátování, obrázky
• Kontrola korektora
• Nastavení publikování článku „název článku“
• Propagace článku na sociálních sítích
• Propagace článku emailem
• Propagace článku – informování influencerů
• Propagace článku – záložky, vhodné komentáře

Z uvedeného příkladu je vidět, že z jednoho „kousku“ obsahu můžete vytvořit minimálně 10 konkrétních úkolů. Podle typu obsahu mohou být samozřejmě úkoly trošku jiné, ne každý článek budete propagovat e-mailem apod. V zásadě se ale můžete podobného vzorce držet a v případě potřeby jej upravovat/doplňovat.

Jednotlivé úkoly by měli mít na starosti konkrétní členové obsahového týmu a vy máte díky Basecampu možnost jim úkoly přiřadit a zkontrolovat zda je plní či nikoliv.

Závěr

Nezapomeňte, že byste měli plánovat i další činnosti, které souvisí s obsahovým plánem. Do Basecampu tak můžete zadat úkoly počínající od brainstormingu až po závěrečné vyhodnocování a měření, co se podařilo více a co méně. Obsahový marketing lze snadno implementovat do GTD a ZTD technik organizace práce a perfektně se vám poté podaří organizovat jeho tvorbu a postupný vývoj.

Máte s podobnou organizací svou vlastní zkušenost? Rád si přečtu v komentářích váš názor. Pokud se vám článek líbil, tak budu moc rád za like. Díky.