Přednáška z Barcamp Kolín: Jak řídit firmu, kde všichni pracují na dálku? – Včeliště podcast 39

Jak zvládnout organizaci své práce na dálku? Jak komunikovat s kolegy, kteří mohou být i na druhém konci světa? Jak úkolovat lidi a zajistit předávání práce mezi pracovníky, aby vše šlapalo, jak má? Nejen o těchto tématech přednášel Josef Řezníček na Barcampu v Kolíně. Uvažujete-li o práci na dálku, anebo pokud už ji znáte a potýkáte se s drobnými zádrhely, rozhodně doporučujeme zhlédnout video nebo si poslechnout podcast. Stručnější shrnutí pak najdete v článku.

Videocast

Poslechněte si podcast zde

Stáhnout podcast si můžete zde.

Přečtěte si, o čem je práce na dálku

Práci na dálku má za 6 let svého působení marketingová agentura Včeliště již zmáknutou. Zdejší pracovníci nejsou v jedné kanceláři. Je vlastně jedno, zda se svým úkolům věnují doma, na horách, u moře nebo třeba na druhém konci světa.

Několikaletá praxe Včeliště ukázala, že práce na dálku může být stejně efektivní – mnohdy dokonce efektivnější – než práce v kanceláři. Samozřejmým předpokladem je fakt, že si každý člen týmu dokáže sám organizovat svou činnost a dodržovat termíny tak, aby klient dostal objednanou práci včas a byl maximálně spokojen. Výhodou práce na dálku je časová flexibilita, odpadá dojíždění do zaměstnání, všichni mají čas na své koníčky či rodinu.

Komunikace musí fungovat na jedničku

Aby fyzicky rozdělený tým pracoval tak, jak má a jeho komunikace byla efektivní i na dálku, je třeba dodržovat několik důležitých pravidel:

1. Přesně zadané úkoly – Včeliště využívá nástroj Basecamp. Je ale možné uvést do praxe jiný jemu podobný nástroj. Jednotlivé úkoly jsou tu rozděleny do projektů. Nad prací lidé mohou komunikovat, ale zároveň si navzájem jmenovitě předávat úkoly. Stačí označit kolegu a dát mu termín, do kdy má být práce hotová.
2. Vnitrofiremní chat – v případě Včeliště jde o online chatovací nástroj Slack. Kdo je v práci, je označen zeleně a ostatní ho tak „vidí“. Lze takto udržovat nejen pracovní, ale i osobní vazby mezi jednotlivými pracovníky. Členové Včeliště si na Slacku vymění průměrně 2000 zpráv týdně.
3. Sdílený kalendář – i tento nástroj je možné využít k tomu, aby ostatní věděli, kdo je v práci a kdo momentálně offline. Pracovníci si tu navíc mohou předem plánovat dovolené.
4. Jednotný čas pro všechny – všichni musí být připojeni k počítači každý všední den od 10 do 11 hodin. I tak může vypadat pravidlo pro firmu, která pracuje na dálku. Je důležité stanovit termín, kdy mají být všichni k dispozici a dá se toho vyřešit nejvíce najednou.
5. Online porady – protože si členové týmu, který pracuje výhradně na dálku, nemohou sednout na poradu do jedné zasedací místnosti, je potřeba využít efektivní nástroj. Ve Včelišti už je roky prověřen nástroj Google Hangouts, kde se všichni setkávají u videohovorů.
6. Sdílení souborů – aby nikdo nepátral po podkladech, jež potřebuje ke své práci, je nutné zajistit sdílení souborů, obrázků a dalších potřebných dokumentů například přes Google Drive. Má spoustu vychytávek, které stojí za to využívat. Pokud jim nerozumíte, určitě pomůže odborník na implementaci Google Drive.
7. Informační dieta – používat spoustu virtuálních pomocníků je jistě fajn, ale může snadno dojít k tomu, že budete přehlceni informacemi. Od práce pak mohou rušit notifikace ze Slacku, přicházející e-maily a řada dalších „narušitelů“ vedoucích k prokrastinaci. Není nic jednoduššího, než si v rámci kanálů na chatu či vlastních kategorií v Google Inboxu nastavit vlastní podmínky. Newslettery vám například mohou přicházet do Inboxu jen jednorázově, třeba v 19 hodin večer. Není dokonce problém odložit příchozí e-mail o den či týden. Vyberte si, co vám nejvíce vyhovuje, a zpráva vám přijde znovu v požadovaný čas.
8. Osobní setkání – není ideální žít s kolegy v úplné anonymitě. Proto je vhodné jednou za čas tým pozvat na osobní setkání či rovnou teambuilding. Ve Včelišti to funguje velmi dobře, všichni se alespoň jednou za čtvrt roku setkávají, tým je stmelený.

Organizace je základ práce na dálku

Aby se práce na dálku nestala přítěží, je třeba dokonale zvládnout vlastní organizaci práce. Kdo tímto způsobem pracuje, má vlastní řád. Není možné zasednout doma k úkolu a u toho se věnovat vaření, vytírání podlahy nebo popíjení kávy s návštěvou.

Stejně tak by si každý měl dokázat rozdělit každodenní úkoly na ty prioritní, středně důležité a méně důležité. Těmi, co hoří, je potřeba začít. Plánovat, dodržovat termíny a včas předávat práci dalším je základem kvalitní práce všech ve Včelišti.