Checklist: Co si zkontrolovat před odesláním e-mailu

Testování e-mailů před jejich odesláním se rozhodně vyplatí. Když uděláte chybu v článku nebo příspěvku na sociálních sítích, můžete ji kdykoliv opravit. Při větším štěstí to zatím vidělo jen pár lidí, při menším více, ale zbytek uživatelů už si text každopádně přečte v perfektním stavu.

Chyba v odeslaném e-mailu ovšem znamená nevratný přehmat, kvůli kterému budete působit neprofesionálně (a naštvete nejednoho jazykově citlivého příjemce). Proto se pokaždé, když se váš prst bude vznášet nad tlačítkem odeslat, ujistěte, zda jste e-mail opravdu zkontrolovali.

Žádné jazykové chyby

Pravopisné chyby či překlepy jsou nepřípustné, ať už jde o předmět e-mailu, nadpis, nebo tlačítko s výzvou k akci. Každé slovo, každou větu svědomitě zrevidujte. Přešlapy v textech vám totiž někteří čtenáři jen tak neodpustí. 

Tipy pro kontrolu pravopisných chyb a překlepů

• Jeden den napište, druhý den zkontrolujte. Po delší pauze uvidíte text „čerstvýma“ očima.
• Přečtěte si věty nahlas. Uslyšíte, jak text plyne a podíváte se na něj z jiné perspektivy.
• Dejte text přečíst někomu jinému. Víc očí víc vidí.
• Používejte nástroje ke kontrole gramatiky a pravopisu. Neodhalí sice vše, ale jsou dobrým pomocníkem. 

Rozumíme si?

Texty kontrolujte i po stránce srozumitelnosti. Dejte e-mail přečíst různým lidem a zeptejte se jich, zda všechno pochopili a není třeba něco dovysvětlit. 

Téma kontroly textu jako takového tímto uzavíráme a už se o něm nebudeme zmiňovat, přestože se týká i některých z následujících bodů. Snad jen naposledy – důkladně zkontrolujte veškerý text v e-mailu písmenko po písmenku, čárku po čárce. 

Co uvidí čtenář jako první?

Jméno odesílatele, předmět a preheader. Ty rozhodnou, jestli odběratel vezme e-mail na milost, nebo ho bude ignorovat. A jestli od vás ještě bude chtít nějaké e-maily dostávat. Kromě opravy pravopisných chyb (dobře, teď už to bylo vážně naposledy) si položte následující otázky: 

• Je předmět nějakým způsobem zajímavý? Klikl(a) bych na něj? 
• Mám vyplněný preheader a zobrazuje se v něm opravdu to, co chci?
• Rozšiřuje preheader předmět e-mailu?
• Bude příjemce podle jména odesílatele hned vědět, kdo mu píše?

Jak na účinné předměty si přečtěte v článku Zásady při psaní e-mailů II.

Když už jsme u čtenáře: zkontrolujte, že e-mail posíláte opravdu kontaktům, které patří k cílovému publiku (máte správně zvolený segment). 

Odkazy musí odkazovat. A správně

Proklikejte všechna tlačítka i odkazy v textu, ať zjistíte, jestli fungují. A také jestli fungují správně, tedy zda odběratele přenesou tam, kam potřebujete. Jinak vám výzvy k akci budou k ničemu. Funkční odkazy zajistí, že příjemce e-mailu může provést akci, kterou od něho potřebujete. 

Zkontrolujte také, jestli máte u odkazů nastaveny parametry sledování, abyste dokázali vysledovat, zda předplatitel na tlačítko opravdu kliknul. Ještě UTM parametry nepoužíváte? Tak byste měli začít. Poskytnou vám dokonalý přehled o návštěvnosti vašich stránek. Přečtěte si podrobnosti o výhodách používání UTM parametrů.

Tip Včeliště: Pozor na automatické odkazy na iOS zařízeních, které zbytečně odvádí pozornost čtenáře a mohou snížit čitelnost textu, zvláště pokud máte na pozadí modrou barvu. Vytváření těchto odkazů lze zakázat, ale i poté si e-mail pro kontrolu pošlete na nějaké zařízení iOS.

Správně by měl odkazovat také text v patičce pro odhlášení z odběru. Pokud někdo vaše e-maily číst nechce, nenuťte mu je. Bez okolku ho odhlaste a slušně se s ním rozlučte. Co vy víte, třeba se zase za nějaký čas vrátí. 

S obrázky opatrně

Obrázky dělají newsletter přitažlivější, dost odběratelů je preferuje před obyčejným blokem textu. Problém je, že v některých e-mailových klientech se snímky nezobrazí, ať už kvůli uživatelským nastavením, nebo přímo blokování.

Mějte proto připravený alt popisek – alternativní text, který se příjemcům objeví místo obrázku. Druhým zádrhelem se může stát nepoměr mezi množstvím textu a obrázků. Příliš mnoho obrázků může být jedním z faktorů, proč váš e-mail skončí ve spamu.

Kontrolní otázky tedy zní:

• Nejsou obrázky zbytečně velké (z hlediska rozlišení a velikosti v kB)?
• Není obrázků moc oproti textu?
• Mám vyplněné alt popisky?
• Odpovídá alt popisek obrázku, který nahrazuje?

Alt popiskem zpřístupníte zprávy nejen těm, jejichž e-mailové schránky nepodporují obrázky, ale také lidem se zrakovým postižením, kteří musí používat čtečky obrazovky. 

Dynamický obsah je efektivní jen tehdy, když funguje korektně

Personalizace je skvělá věc. Jedna z možností, jak ji využít, je oslovení. Musí však být správně napsané a uvedené v 5. pádě. Tedy: Dobrý den, Kateřino. Nikoliv Dobrý den, Kateřina, Katerina ani katerina/kateřina. Odešlete kontrolní e-maily sobě či kolegům, ať otestujete správnost dynamického obsahu (nemusí jít pouze o oslovení, ale také koncovky sloves pro muže a ženy nebo konkrétní produkty). 

Responzivní obsah je nutnost

E-mailové klienty nezobrazují zprávy stejným způsobem, liší se také zobrazení na počítači a telefonu. Vy musíte zajistit, aby se vaše newslettery ukazovaly správně všem odběratelům. 

Zobrazte si zprávy v různých e-mailových klientech

Vytvořte účelové adresy v e-mailových klientech, které používají vaši odběratelé, a zobrazení newsletteru otestujte tam. Takový Outlook může být celkem oříšek.

Zobrazte si zprávy v různých zařízeních

Stolní počítač, notebook, tablet, mobilní telefony s Androidem, iPad, iPhone… Co vás napadne.

Zkontrolujte dark mode

Mnoho příjemců vašich e-mailů užívá na mobilním zařízení i desktopu tzv. dark mode (seznam klientů podporujících dark mode najdete třeba zde) Proto zkontrolujte, jestli obrázky nemají nevzhledné bílé pozadí (řešením je pozadí transparentní). Také si ověřte, zda mají černé nápisy bílý obrys, aby na tmavém pozadí nezmizely.

Testujte, testujte a zase testujte

Závěr je jasný. Pokazit si reputaci rozesíláním odbytých e-mailů je snadné, testování je tedy nezbytné. Pomoci vám může také váš nástroj pro rozesílání nebo jiné placené nástroje. 

Přehled praktických nástrojů pro testování e-mailů

Vaším nejlepším přítelem při testování rozesílek bude přímo nástroj, který pro rozesílku používáte. Standardně se v něm nachází možnost odeslání testovacího e-mailu před rozesílkou, někdy i testování spamovosti e-mailu. Tyto funkce rozhodně využijte, pošlete si zprávu na svůj e-mail a otevřete si ho na co nejvíce zařízeních. 

Přikládáme i pár externích nástrojů, které se vám mohou pro testování hodit. V každé kategorii na internetu najdete nespočet více či méně podobných nástrojů, placených i neplacených. Většina nabízí trial verze, vyzkoušejte tedy to, co vám bude vyhovovat. 

• Zkontrolujte si HTML kód e-mailu.
• Otestujte si spamovost svého e-mailu.
• Zkontrolujte si reputaci své domény.
• Ověřte si doručitelnost e-mailů.
• Pročistěte si databázi.