Od chaosu k systému: jak naplno využít nástroje pro řízení projektů?

S týmem pracujete na několika projektech současně. Termíny se blíží, úkoly se hromadí a vy máte pocit, že jste ztracení – o nákladech nemluvě. Zní vám to povědomě? Není divu. Data ukazují, že pouze třetina firem dokončuje projekty včas a v rámci rozpočtu.

Dobrá zpráva je, že stačí jen pár kroků, abyste patřili mezi ně!

A pokud řešíte situace jako…

• Aha, tenhle úkol měl být hotový už včera.
• Klient se ptá, jak to vypadá (a vy taky nevíte).
• Hledáte ten správný dokument. Určitě tu někde byl…
• Nový kolega na projektu? Hodně štěstí při zjišťování, co se doteď dělo.
• Při tvorbě měsíčního reportu zjistíte, že jste překročili rozpočet. Jak to vysvětlit?
• A kdo má tohle vlastně na starosti?

…tak vám tento článek možná změní život – minimálně ten pracovní. Specialisté z all-in-one firemního systému Caflou pro vás připravili praktické tipy, jak využívat nástroje, abyste získali kontrolu nad projekty a neztráceli čas.

Projekty bez stresu a včas? Systém vám pomůže

Podle průzkumu 37 % projektů selže kvůli tomu, že nemají definované cíle a milníky pro měření pokroku, a dalších 19 % z důvodu nedostatečné komunikace.

Projektový nástroj vás těchto problémů může zbavit – když ho budete správně používat. Usnadní vám nastavení a hlídání cílů i týmovou spolupráci a funguje jako jedno místo pravdy, kam se mohou všichni obracet. Díky tomu:

• Ušetříte čas i nervy – konec chaosu a hledání informací v e-mailech a chatech.
• Zlepšíte výkon týmu – jasné úkoly, termíny a odpovědnosti zvednou produktivitu.

To vše pak přispívá ke spokojenosti zákazníků i vyšší ziskovosti. Úroveň řízení projektů tedy ovlivňuje finanční výsledky firmy. I kdybyste vyráběli nejlepší produkty nebo poskytovali nejlepší služby, bez dotažené realizace to zkrátka nepůjde.

Co chtít od aplikace pro řízení projektů?

S dostatkem času a disciplínou zvládnete pár projektů samostatně odřídit klidně i v Excelu. Při růstu firmy a týmu je to ale čím dál větší výzva. Specializované nástroje pro projektový management jsou uživatelsky přívětivější a dost práce zvládnou za vás, proto se vyplatí je minimálně vyzkoušet. Na trhu nich najdete spoustu – možná se vám bude zdát, že až moc.

Pokud váháte, na jaké funkce se zaměřit, podívejte se na systém jako na parťáka, který vám pomáhá řešit problém. Typicky chcete mít na projektu pod kontrolou:

• harmonogram a termíny úkolů;
• rozdělení odpovědností;
• komunikaci;
• využití zdrojů (čas lidí, peníze);
• ziskovost.

Řekněte si, jestli pro vás všechny tyto oblasti důležité a zhodnoťte, nakolik je váš favorit nebo aktuálně používaný systém pokrývá.

Správa úkolů, termínů a komunikace bývá základem projektových systémů. Na co ale nenarazíte zas tak často je finanční pohled neboli kolik vás projekt stojí a kolik peněz přinese. Například Caflou vám na tyto otázky odpoví. Pokud se rozhodnete pro systém, který ekonomiku nezohledňuje, můžete si je dopočítat ručně.

5 tipů, jak vytěžit maximum z projektových nástrojů

Systém je jen systém a sám o sobě nic nevyřeší. Aby vám přinesl co nejvíce, je důležité ho (správně) používat jak po technologické a procesní stránce, tak v rámci týmové spolupráce.

1) Zkoumejte, co aplikace umí

Ať už software pro projektový management nějakou dobu máte, nebo jste teprve na začátku, dobře se seznamte s jeho funkcemi. Zní to jako samozřejmost, ale mnoho firem zná jen zlomek možností, které systémy nabízí (a funkce navíc postupně přibývají).

Nejde o to ze dne na den nastavit všechno. Experimentujte, objevujte a investujte čas do učení. Pokud se vám nedaří si čas najít nebo si nevzpomenete, využijte toho, že aplikace často posílají newslettery s přehledem novinek, tedy dávku inspirace jako na zlatém podnose. Řekněte si například, že jim vždy věnujete alespoň 10 minut a vyzkoušíte je.

2) Nebojte se pokročilejších funkcí

Pokud chcete, aby vám projektový nástroj opravdu usnadnil práci, nevnímejte ho jen jako úkolníček. Samozřejmě – pokud jste doteď žádný neměli, i to bude krok vpřed!

Každá funkce, kterou v praxi využijete, vám může ušetřit hodiny práce týdně. Třeba Ganttův diagram může zprvu vypadat složitě, ale ve skutečnosti ho v dobrém nástroji dáte dohromady za chvíli – a výrazně zlepší přehled o projektu.

Ganttův diagram je metoda pro grafické znázornění úkolů a milníků projektu na časové ose. Okamžitě vidíte, kolik času zaberou a jak na sebe navazují.

Samostatnou kapitolou jsou automatizace. Automatizovat můžete například:

• tvorbu úkolů pro opakující se projekty;
• generování dokumentů (faktury, nabídky…) a odesílání klientům;
• upomínky termínů, předávání odpovědností za úkoly nebo zvyšování priorit.

Možnosti jsou takřka neomezené, obzvlášť, když svůj projektový nástroj propojíte i s kalendářem, e-mailovou schránkou, bankou, účetním systémem a dalšími. A rozhodně nemusíte být IT specialista, abyste mohli automatizovat – moderní systémy jsou velmi intuitivní. Propojení nastavíte například pomocí přímých integrací mezi nástroji, anebo skrze aplikace pro automatizaci jako Make nebo Zapier.

Příklad z praxe: Jak architektonické studio používá projektový systém?

• Zpracování poptávek: Nová poptávka se do Caflou uloží jako obchodní případ. Tým rovnou připraví nabídku pomocí šablony a odešle ji klientovi. Když klient souhlasí, potvrdí ji kliknutím v e-mailu a informace se propíše zpět do systému.
• Řízení projektů: Z přijaté nabídky vznikne projekt rozdělený na jednotlivé úkoly podle typu zakázky. Pracovníci používají to-do listy, sledují čas a mění stavy úkolů.
• Řízení financí: Na základě nasmlouvaných cen, výdajů a hodinových sazeb tvoří rozpočty projektu a evidují náklady, takže mají průběžný přehled o finanční stránce.
• Automatizace a upozornění: Usnadňují si práci díky automatizaci workflow. Párují platby s bankou, automaticky odesílají faktury klientům i do účetního systému, používají opakované šablony a notifikace na časové i finanční limity projektů.
• Reporting obchodu a cash flow: V grafech sledují očekávané hodnoty poptávek, zakázek a uzavřených obchodů. Díky tomu mohou lépe plánovat a řídit firmu.

Všechny zmíněné činnosti probíhají z jednoho místa bez překlikávání mezi aplikacemi – a jako bonus v práci rychle rozkoukají i noví kolegové.

3) Nastavte smysluplné procesy

Sebelepší aplikace nic nezmění, pokud nemáte jasno, jak s ní pracovat. Domluvte se na tom s týmem. Každý by měl vědět, co a jak dělat. Odpovězte si na otázky jako:

• Kdo je za co zodpovědný?
• Kdo zadává úkoly a stanovuje termíny?
• Jak si budeme předávat změny?
• Kde ukládáme dokumenty?
• Jaké informace musí úkol obsahovat?

Příklad z praxe: Proces řízení projektů v marketingové agentuře

Account manažer vytvoří projekt v systému a přiřadí kolegy, kteří na něm budou pracovat. Následně zadává úkoly – ty vždy musí obsahovat zadání, deadline, prioritu a řešitele.

Členové týmu pracují s kanban nástěnkou a komunikují přímo v systému pomocí komentářů, při větších změnách si naplánují schůzku. Veškeré dokumenty ukládají do cloudového úložiště v přehledné struktuře složek.

Na konci týdne všichni aktualizují stav úkolů a výkazy práce, které slouží jako podklad pro report klientovi. Report se automaticky generuje a odesílá přímo ze systému.

Kanban je vizuální metoda řízení práce. Má podobu nástěnky rozdělené na sloupce (většinou minimálně tři: K vyřízení, Rozpracováno a Hotovo). Mezi sloupci přesouváte kartičky s úkoly a každý hned vidí, co je vyřešené a na čem pracovat.

4) „Prodejte“ nástroj týmu

Už víte, jak budete systém používat – ale jak zajistit, aby ho kolegové přijali za svůj?

• Vysvětlete výhody. Nezůstávejte u suchého představení funkcí. Zaměřte se na to, jak nástroj ušetří čas, zjednoduší práci a přinese výsledky.
• Ukažte praktické příklady. Předveďte, jak v systému řešit konkrétní problémy (sledovat úkoly, automatizovat rutinní práci, nastavit si připomínky…).
• Zorganizujte školení. Pomůže týmu rychleji se seznámit s funkcemi a budete mít jistotu, že jsou všichni na jedné vlně.
• Poskytněte návody. Kromě odkazů na oficiální materiály od tvůrců aplikace připravte taky vlastní manuál, kde shrnete interní pravidla. Bude se hodit i pro nováčky.

5) Sbírejte zpětnou vazbu a dál zlepšujte

Nastavení projektového nástroje není jednorázová akce, ale kontinuální proces. Z analýzy 10 % nejpokročilejších firem v projektovém řízení vyplývá, že naprostá většina procesy neustále přizpůsobuje projektům a týmu.

A je to logické. Co fungovalo před půl rokem, nemusí být ideální teď. Proto se kolegů ptejte na zpětnou vazbu. Co funguje dobře? Co by se dalo zlepšit? Které funkce chybí? Podněty pak nenechte ležet v šuplíku.

Zaměřte se i na to, jak nový způsob řízení projektů ovlivňuje výsledky (spokojenost týmu, zákazníků, i ty finanční). Porovnejte stav před a po. Daří se projekty dodávat včas a dodržovat rozpočet? Kolik jste ušetřili na administrativě?

Tip na závěr: Vytvořte prostor, kde si členové týmu mohou předávat postřehy a vychytávky pro práci s aplikacemi – třeba interní wiki nebo vlákno na Slacku.

Ať vám jdou projekty dobře od ruky!

Vyberte si projektový systém, který vám vyhovuje, nastavte ho podle svých potřeb a pusťte se do práce. Vše nemusí být od začátku stoprocentní, i malé kroky vás posunou kupředu. Když budete nástroj pravidelně používat, sami postupně objevíte další a další možnosti, jak se zbavit rutiny a zjednodušit si život.