9 důvodů, proč jsme v týmu efektivní

Zamyslel ses někdy nad tím, co všechno tě vyrušuje a brzdí v rozdělané práci? Ve Freelu víme, jak moc je efektivita při práci důležitá. Jsme malý tým a u nás je obzvlášť důležité dělat vždy to, co má největší efekt a pokud možno to nepodstatné eliminovat. I my se občas potýkáme s démony, kteří nás od práce odvádí. Máme pro tebe pár praktických fíglů, jak proti nim bojovat.

Začni u sebe

Už se ti určitě někdy stalo, že sis v práci nevěděl rady. A přitom v dnešní době Googlu už je prakticky nemožné si s něčím neporadit. Rodiče a učitelé nám od malička říkali: „Když něco nevíš, zeptej se“. Takže co tě přirozeně napadne jako první, když na něco v práci nemůžeš přijít? Zeptáš se kolegy. Zdá se, že to je ta nejrychlejší možnost, jak se dostat k informaci. Ne vždy to tak ale je. Kolega je zabraný do své práce a ty jsi ho z ní právě vytrhl.

Jedním problémem jsi tak na několik minut vyřadil z práce nejen kolegu, ale i sebe. Přitom stačilo jen zadat dotaz do Googlu nebo prohledat interní nápovědu.

Zkus příště začít sám u sebe a kolegu zapoj až ve chvíli, kdy vyčerpáš všechny možnosti. Ušetříš čas a energii vám oběma.

Nastav si termíny a dodrž je

Sešlo se ti tolik úkolů, až se ti z toho zatočila hlava? To dobře známe. Hlavní je zůstat v klidu a začít s určením priorit. Až budeš vědět, co je důležitější a co méně, tak pokračuj s přiřazením termínů u těch důležitých úkolů. Díky tomu budeš vědět, co má kdy být hotové, a budeš tak víc v klidu.

Nedaří se ti termíny dodržet? Nevadí, přeplánuj si je a snaž se z toho do příště poučit.

Freelo TIP: „Vzhledem k tomu, jak moc sbíráme zpětné vazby a kolik máme nápadů, tak se náš backlog pyšní opravdu hezkou řádkou úkolů. Máme zkušenosti s tím, že úkoly s termíny mají větší šanci, že se neztratí v přívalu těch nových.“
Honza Kulda – spoluzakladatel Freela

 Ke každému úkolu se snažte přiřadit termín

Udělej si pořádek v e-mailových notifikacích

Vyskakující notifikace e-mailu zbytečně odvádí tvoji pozornost a snižují produktivitu. Jedno takové upozornění tě může vytrhnout z hlubokého soustředění klidně na půl hodiny. A když jich přijde denně třeba pět, máme z toho hned dvě a půl hodiny ztraceného času. Doporučujeme tedy vypnout všechny možné notifikace (e-mail, mobil, aplikace atp.).

Freelo TIP: „Na svém iPhonu oceňuji funkci nerušit. V kombinaci s možností tuto volbu automaticky zrušit, když opustím konkrétní lokalitu (v mém případě kancelář) je to velmi užitečná pomůcka.“
Karel Borkovec – spoluzakladatel Freela

Ukázka možností režimu nerušit (ikona měsíčku)

Neodpovídej na každý e-mail ihned

Uvědom si, že e-mail není messenger. Kdyby někdo opravdu pospíchal na tvou reakci, tak ti nejspíš rovnou zavolá. Zapomeň na okamžité odpovídání na e-mail – to jen znamená, že jsi otrokem e-mailového klienta a funguješ přesně tak, jak on píská.

Místo toho si urči v pracovním dni pevně stanovený interval, kdy se budeš e-maily zabývat. Může to být dvakrát nebo i vícekrát denně třeba na půl hodiny. Buď pánem svého času a odbavuj e-maily efektivněji a s menším úsilím.

Freelo TIP: „Mám vyčleněnou ráno hodinu od 8 do 9, kdy si projdu všechny e-maily, které přišly, a na ty jednodušší se snažím odpovědět hned. Ty složitější si přečtu a nechám je uzrát, případně deleguji na kolegy. Pak mám další dva hodinové bloky (v proměnlivý čas), kdy se takovým e-mailům věnuji. Díky tomu neskáču od jednoho k druhému a jdu si v danou chvíli proaktivně pro sadu podobných úkolů.“
Karel Dytrych – spoluzakladatel Freela

Neměj telefon na očích

Podle analýzy společnosti truconneXion z roku 2017 zkontrolujeme telefon v průměru 52krát za den. To je každých 18 minut. Na vzorku 2 000 zaměstnanců společnost také zjistila, že na mobilu stráví denně jen v pracovní době téměř 2 hodiny. A to hlavně na Facebooku a WhatsAppu.

Pro nerušenou práci si proto vypni zvuk a telefon dej z dosahu očí. Rozsvícený displej tak nebude odvádět tvoji pozornost.

Ukázka týdenní statistiky času stráveného na mobilu

Zredukuj otevřené karty prohlížeče

Tohle všichni moc dobře známe. V prohlížeči máme tolik karet, že často nejsou ani vidět jejich názvy – e-mail, různé aplikace, zprávy, články, sociální sítě a pak karty s tím, co nás různě na internetu v ten den zaujalo. Pokud používáš prohlížeč pro svou práci, snaž se počet karet minimalizovat. Příliš mnoho karet vede k nepřehlednosti a k častému řešení úplně jiných věcí, než sis naplánoval.

Freelo TIP: „Stává se mi, že řeším nějaký problém a mám kvůli němu otevřených opravdu hodně tabů. Když pak musím switchnout na jiný problém, tak mi pomáhá rozšíření do Chrome OneTab. Na jedno kliknutí sloučí všechny otevřené taby a tenhle seznam stránek si pak pojmenuju podle problému, který jsem řešil. Kdykoliv se tak můžu vrátit k celému kontextu bez nutnosti znovu hledat související informace.“
Honza Kulda – spoluzakladatel Freela

Podívejte se na také tipy pro produktivitu v Google Chrome od Zdeňka Dvořáka.

Nemultitaskuj

Vyber si jeden úkol, který má největší prioritu, a na tom pracuj. Pokud je úkol složitější, snaž se ho rozdělit na více menších. Když budeš odbíhat od jedné věci k druhé, nikdy nedoděláš žádnou z nich pořádně. Unavuješ zbytečně mozek a celkově zpomaluješ své myšlení.

Multitasking není škodlivý ve chvíli, kdy děláš rutinní věc. Při ní toho nemůžeš moc pokazit a jedeš na tzv. autopilota.

Dej ostatním vědět, na čem pracuješ

Řekni svému týmu, čemu se ten den budeš věnovat a co tě čeká v následujících dnech. Ve Freelu tohle řešíme přes chat na Slacku. Máme pak všichni přehled o tom, co kdo dělá, i když nejsme fyzicky v jedné kanceláři. Díky tomu se vzájemně méně vyrušujeme a dokážeme lépe odhadnout a naplánovat frontu úkolů.

Nastav si procesy a automatizuj

Pokud pracuješ na úkolech či projektech, kde se činnosti často opakují, udělej z nich šablony. Nejedná se o žádnou velkou alchymii. Představ si jednoduchý recept, podle kterého se vaří oběd. Když ho dodržíš, dobře si pochutnáš. I takhle obyčejná věc, jako recept, je vlastně proces. Díky šablonám už nebudeš muset vytvářet projekt nebo jeho dílčí části znovu od A do Z.

Příklad interního procesu v podobě úkolu s podúkoly pro psaní nového blogpostu

Správně nastavený proces má několik výhod:

• více se soustředíš na práci samotnou,
• zajistíš kvalitní výstup, protože na žádný bod nezapomeneš,
• práci můžeš snadno delegovat,
• ušetříš čas a energii, protože nebudeš přemýšlet nad tím, jaký je další krok.

Co si z toho odnést?

V dnešní uspěchané době není jednoduché najít klid na soustředěnou práci. Pokud si svůj čas (osobní i pracovní) nebudeš bedlivě chránit, daruješ ho někomu jinému.